Penyusunan Program Kerja Organisasi Pemuda Gereja

BAGIAN 1

MEMAHAMI ORGANISASI

Terkadang kita masuk sebuah organisasi hanya karena harus berorganisasi supaya kelihatan “keren”, “hebat” atau hanya menghabiskan waktu, tanpa mengetahui apa itu organisasi, apa tujuan berorganisasi dan bagaimana bekerja dalam organisasi.

Bagian ini memberikan gambaran tentang apa itu organisasi, kenapa harus beroranisasi dan bagaimana organisasi bekerja.

APA ITU ORGANISASI

Kata organisasi berasal dari bahasa Yunani: (ργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang yang memiliki tujuan yang sama.

Kemudian Organisasi banyak didefenisikan oleh para ahli misalnya :

Menurut Stoner

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

Menurut James D. Mooney

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

Menurut Chester I. Bernard

Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Dari defenisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Atau lebih tegas lagi organisasi adalah sekumpulan orang yang mengikatkan diri dalam visi dan misi tertentu untuk secara kolektif atau bersama-sama melakukan aktivitas-aktivitas dengan sistematis, dalam kesamaan gerak, teratur, dan terorganisir dengan adanya bagian-bagian atau divisi-divisi kerja untuk dapat mencapai tujuan-tujuan bersama.

Saat ini banyak jenis organisasi yang kita kenal misalnya, organisasi profesi, organisasi pemuda, organisasi politik dan lain sebagainya.

KENAPA HARUS BERORGANISASI

Dengan berorganisasi, kita sebagai individu dapat semakin berkembang secara kualitatif dalam hal keterampilan, bersosialisasi dengan orang lain, menjadi pribadi yang dewasa, memiliki rasa solidaritas yang tinggi, dapat mengendalikan emosi, punya teman dari seluruh penjuru negeri, kemampuan memimpin (leadership) dan tentunya segudang pengalaman hidup.

Dengan berorganisasi pula kita dapat menyelesaikan masalah-masalah bersama dengan lebih ringan karena dikerjakan secara bersama-sama dan terorganisir.

Organisasi adalah wadah kita bersama untuk meringankan kerja-kerja yang sulit jika di lakukan sendiri-sendiri, juga sebagai tempat pemenuhan kebutuhan akan rasa aman, nyaman, rasa menghargai dan dihargai, rasa kasih sayang, ( contoh : dengan berorganisasi siapa tahu bisa dapat pacar, atau minimal teman curhat yang dapat dipercaya ), bahkan kebutuhan ekonomi seperti makan, ataupun penghasilan tambahan (jika organisasinya memang menyediakan itu, misalnya LSM). Dan yang paling penting adalah pewadahan massa (orang banyak) dalam melakukan perjuangan-perjuangan ekonomi, sosial maupun politik.

Prinsip dari organisasi adalah alat atau wadah untuk mencapai tujuan-tujuan bersama. Di dalamnya ada berbagai macam kegiatan atau program yang dibuat untuk kemudian dilaksanakan secara kolektif atau bersama-sama sesuai dengan visi dan misi yang diusungnya.

Kebutuhan Mendesak Untuk Berorganisasi

Kaum muda sangat butuh alat yang mampu untuk bisa menampung segala ide atau kreativitas. Kaum muda sangat ingin exist untuk mendapat pengakuan, penghargaan, dianggap ada atau menjadi bagian dari suatu komunitas. Begitu juga darah juang yang mengalir deras dalam jiwa-jiwa yang selalu mencari dan menginginkan hal-hal baru.

Alat yang tepat untuk memenuhi kebutuhan itu adalah sebuah organisasi. Berkumpul bersama, mengatur kerja-kerja yang dibutuhkan, membuat program-program yang tepat, sehingga hasil atau capaian yang diinginkan bersama dapat terwujud, dan memberikan sebuah semangat untuk tetap berkarya karena percaya diri yang timbul dari kebersamaan, kerja sama, kekompakan dan keterbukaan ruang demokrasi untuk tetap berargumen menyatakan pendapat dan mengungkapkan isi hati secara bebas tanpa rasa takut, paksaan atau intimidasi. 

Banyak kaum muda yang mengalami demoralisasi dan frustasi karena tak punya arah dan tujuan hidup, tak punya ruang untuk berekspresi, tak tahu harus berbuat apa terhadap keadaan yang kacau, tak memiliki prespektif kebersamaan atau kolektif sehingga merasakan beban hidup yang sangat berat karena harus menanggungnya sendirian, selain itu juga menyebabkan individualisme yang tinggi, juga terjerumus dalam lembah gelap hedonisme. 

Semua adalah lingkaran yang menjerumuskan kaum muda menjadi apatis atau tak peduli lagi dengan keadaan sekitar, dan mengalami individualisasi atau tak mau berbagi dengan orang lain. Keadaan yang parah ini bisa diobati dengan berorganisasi. Semakin orang memiliki banyak aktivitas atau kegiatan, dan semakin banyak bersosialisasi dengan orang lain, maka rasa tak peduli dan individualisme akan terkikis, berganti dengan rasa solidaritas dan sosial yang tinggi. 

Keterampilan yang praktispun bisa dipunyai jika kita berorganisasi. Praktis disini berarti dapat langsung dipraktekkan dalam menyelesaikan masalah-masalah sehari-hari. Misalnya keterampilan managerial seperti mengatur dokumentasi dan pengarsipan, mengatur waktu dan uang, manajemen stres dan konflik, keterampilan analisis dan penyelesaian masalah, pengambilan keputusan yang tepat, bahkan keterampilan “ngeyel” dan mempengaruhi orang lain. Semua itu belum tentu didapat di pendidikan formal. 

Biasanya juga orang lain lebih senang pada orang yang pernah atau punya pengalaman berorganisasi daripada orang yang hanya pintar secara akademik saja tanpa pengalaman organisasi, karena lebih supel, dewasa, pandai memimpin, dan punya solusi-solusi kongkrit untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan sehari-hari. Ketika ingin punya usaha sendiripun akan sangat terbantu jika pernah berorganisasi, baik dalam bentuk keterampilan ataupun relasi yang seabrek-abrek. 

BAGAIMANA ORGANISASI BEKERJA 

Organisasi, merupakan kumpulan orang yang memiliki tujuan yang sama, dan saling berinteraksi satu sama lain untuk menghasilkan suatu aksi dalam mecapai tujuan bersama. Layaknya sebuah organisasi, kumpulan orang tersebut dengan perannya masing-masing saling berintegrasi satu sama lain demi tercapainya tujuan. Hal yang paling mendasar dalam beroraganisasi adalah bagaimana setiap orang mampu bekerja sama, bukan sama-sama kerja, bahu membahu untuk mewujudkan impian bersama, yaitu tercapainya tujuan bersama (goal). 

BAGIAN 2 

PROGRAM KERJA WUJUD AKTIVITAS ORGANISASI MENUJU TUJUAN 

“Mencapai Tujuan Bersama”, itulah impian orang berorganisasi. Lalu kapan tercapai ? Bagaimana mencapainya ? Ini pertanyaan klasik yang selalu muncul kalau kita berbicara tentang Organisasi. Pertanyaan itu terjawab melalui aktivitas organisasi yang dituangkan dalam program kerja. 

Bagian ini memberikan gambaran tentang apa itu program kerja, bagaimana menyusun program kerja dan teknik menyusun proposal. 

APA ITU PROGRAM KERJA 

Program kerja dapat diartikan sebagai suatu rencana kegiatan dari organisasi yang terarah, terpadu dan tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentukan oleh suatu organisasi. Program kerja ini akan menjadi pegangan bagi organisasi dalam menjalankan rutinitas roda organisasi. Program kerja juga digunakan sebagai sarana untuk mewujudkan tujuan organisasi. 

Ada dua alasan pokok mengapa program kerja perlu disusun oleh suatu organisasi : 

1. Efisiensi organisasi 

Dengan disusunnya program kerja oleh suatu organisasi maka waktu yang dihabiskan oleh organisasi untuk memikirkan bentuk kegiatan apa saja yang akan dibuat tidak begitu banyak, sehingga tersedia waktu yang bisa digunakan untuk mengimplementasikan program kerja yang telah disusun. 

2. Efektifitas organisasi 

Keefektifan Organisasi juga dapat dilihat dari sisi ini, dimana dengan membuat program kerja oleh suatu organisasi maka telah direncanakan sinkronisasi kegiatan organisasi antara bagian kepengurusan yang satu dengan bagian kepengurusan yang lainnya . 

JENIS-JENIS PROGRAM KERJA 

Program kerja akan disusun oleh suatu organisasi sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh organisasi tersebut. Jenis jenis program kerja dapat dibedakan antara lain: 

1. Menurut Rentang Waktu Perencanaan 

a) Program kerja untuk satu periode kepengurusan 

Jenis program kerja ini biasanya dibuat oleh organisasi untuk satu periode kepengurusan, sehingga kegiatan rapat kerja (raker) organisasi hanya dilakukan sekali dalam satu periode kepengurusan dan untuk tahap selanjutnya akan diadakan evaluasi dan koordinasi dari program kerja yang telah ditetapkan 

b) Program kerja untuk waktu Tertentu 

Jenis program kerja seperti ini disusun untuk suatu jangka waktu tertentu biasanya triwulan, caturwulan, semester dan lain lain. 

Dalam pembuatan metode program kerja seperti ini maka akan ditemui bahwa suatu organisasi akan mengadakan rapat kerja (raker) organisasi lebih dari sekali dalam satu periode kepengurusan 

2. Menurut Sifat Program Kerja 

a) Program kerja yang bersifat terus menerus ( continue ) 

Program kerja seperti ini akan dilakukan secara terus menerus (tidak hanya sekali) oleh organisasi, kesulitan pengimplementasian program kerja umumnya akan dihadapi saat pertama kali melaksanakan jenis program kerja ini. Contoh : Latihan Kepemimpinan Pemuda Gereja yang dilaksanakan setiap 6 bulan. 

b) Program kerja yang bersifat insidental 

Program kerja seperti ini umumnya hanya dilakukan pada suatu waktu tertentu oleh suatu organisasi biasanya mengambil momentum waktu yang penting. Contoh : (1) Aksi bakti sosial di gereja, (2) Seminar Pemuda Gereja dan Tantangan Masa Depan, (3) Konser Musik Tradisonal Pemuda Gereja se Klaisis Sorong dalam rangka Perayaan HUT GKI di Tanah Papua.(4) Pelatihan Operator Komputer. 

c) Program kerja yang bersifat tentatif 

Program kerja ini sifatnya sesuai dengan kondisi yang akan datang. Alasan dibuatnya program kerja jenis ini adalah karena kurang terjaminnya factor-faktor pendukung ketika diadakannya perencanaan mengenai suatu program kerja. Contoh: (1). Membuat Bazaar Makanan Keliling untuk mencari dana bagi pelaksaan Konser Musik Tradisonal Pemuda Gereja se Klaisis Sorong dalam rangka Perayaan HUT GKI di Tanah Papua. (2) Pelatihan Operator Komputer untuk mendukung Program Pedataan Jemaat se Klasis GKI Sorong. 

3. Menurut Target Organisasi 

a) Program kerja jangka panjang 

Program kerja jangka panjang harus sesuai dengan cita-cita/tujuan pembentukan organisasi, serta visi dan misi dari organisasi. Program kerja model ini dibuat karena kemungkinan untuk merealisasikan dalam waktu yang pendek tidak memungkinkan. Contoh: (1) Pembangunan Sekretariat PAM Klasis Sorong yang presentatif, yang dilengkapi dengan Perpustakaan, Tempat Percetakan, Ruang pertemuan dan tempat olahraga. (Program ini kecil kemungkinannya untuk diadakan dalam jangka waktu yang pendek, karena itu program kerja ini harus dijadikan program kerja jangka panjang, dimana masing-masing kepengurusan berfokus pada satu bagian program kerja seperti, pengadaan tanah, sebagian bangunan dan sebagainya) 

b) Program kerja Jangka pendek 

Program kerja jangka pendek adalah program kerja organisasi dalam suatu periode tertentu, yang jangka waktunya berkisar antara 1-3 tahun, yang dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan organisasi pada masa tersebut. Dalam hubungannya dengan program kerja jangka panjang, dalam program kerja jangka pendek ini, dibuat bagian-bagian program kerja yang dapat direalisasikan dalam jangka waktu dekat. Contoh: Program kerja jangka pendek untuk memenuhi kebutuhan yang mendesak misalnya : Membuat program kerja “Pendataan Anggota PAM se Klasis Sorong” untuk mendukung Program Pengembangan Sumber Daya Pemuda Gereja yang Mandiri. 

BAGAIMANA MENYUSUN PROGRAM KERJA 

Dalam organisasi, sudah menjadi kewajiban pengurus untuk menyusun program kerja yang akan dilaksanakan oleh organisasi untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, namun dalam penyusunannya, pengurus harus memperhatikan beberapa hal dalam penyusunan suatu program kerja, antara lain : 

1. Latar Belakang Pembentukan Organisasi 

Hal ini berkaitan dengan nilai - nilai yang mendasari pendirian suatu organisasi yang bertalian erat dengan semangat para pendiri organisasi. 

2. Sejarah Perjalanan Organisasi 

Hal ini berkaitan dengan pengalaman organisasi dalam menjalankan program kerja yang telah direncanakan, sejarah perjalanan organisasi ini sangat penting untuk diperhatikan karena kesesuaian jiwa organisasi dengan implementasi program kerja bisa dilihat dari sisi ini. 

3. Visi dan Misi Organisasi 

Program kerja yang dibuat harus sesuai dengan visi dan misi yang telah menjadi bagian utama dari suatu organisasi sebagai acuan pokok dalam menjalankan roda organisasi. 

Visi (vision) adalah impian atau gambaran masa depan (a dream or picture of the future) yang akan menarik diri kita ke masa depan itu atau memberi inspirasi kepada diri kita untuk mewujudkan impian itu, sedangkan Misi (mission) adalah apa yang harus dilakukan saat ini. 

Visi dapat dikatakan “What shoutd be” (apa yang ingin diwujudkan) sedangkan Misi adalah “What should be performed” (apa yang sudah disepakati atau ditetapkan untuk dilaksanakan). 

4. AD/ART dan Peraturan Organisasi 

Program kerja yang dibuat tidak boleh menyalahi AD/ART serta peraturan organisasi. 

5. Garis-garis Besar Haluan Organisasi (GBHO) / Garis-garis Besar Program Kerja (GBPK) 

GBHO dan GBPK umumnya dibuat pada saat awal kepengurusan (saat terbentuknya kepengurusan baru) dan hal ini merupakan amanat organisasi yang didasari pada situasi yang sedang berkembang serta dinamika dari organisasi yang bersangkutan. Suatu program kerja tidak boleh melanggar GBHO/GBPK karena pelanggaran terhadap GBHO/GBPK sama artinya dengan menentang amanat yang telah diberikan oleh organisasi. 

6. Identifikasi Lingkungan yang akan dimasuki organisasi di masa depan. 

Ada dua jenis lingkungan yang berpengaruh terhadap organisasi (baca Organisasi Pemuda Gereja): Lingkungan Makro dan Lingkungan Gereja. 

Informasi yang perlu dicari berkaitan dengan lingkungan makro adalah apakah ada peraturan atau kebijakan pemerintah daerah berkaitan dengan organisasi. Bagaimana hubungan organisasi dengan organisasi-organisasi kepemudaan yang ada di wilayah kerja organisasi (baca : Klasis GKI Sorong). Bagaimana proyeksi kedudukan organisasi di wilayah ini kedepan dalam tararan politik, hukum, ekonomi, sosial dan penguasaan teknologi. 

Sedangkan lingkungan gereja adalah bagaimana hubungan organisasi dengan Badan Pekerja Klasis, PHMJ dan organisasi intra yang adalah dalam wadah GKI di Tanah Papua. 

Keseluruhan identifikasi lingkungan ini akan memberikan gambaran terhadap peluang ataupun ancaman bagi organisasi pemuda gereja maupun pemuda gereja. 

7. Analisa SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) 

Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi, berdasarkan logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Sthrengths) dan peluang (Opportunities), dan secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats). Analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal Peluang dan Ancaman dengan faktor internal Kekuatan dan Kelemahan. 

Analisis ini menampilkan faktor eksternal (peluang dan ancaman) dan faktor internal (kekuatan dan kelemahan) organisasi sehingga memberikan gambaran untuk merumuskan strategi dalam penyusunan program organsasi. 

MENYUSUN PROGRAM KERJA 

Setelah paham tentang prasyarat - prasyarat dari penyusunan program kerja maka barulah membuat program kerja, dalam pembuatan program kerja organisasi maka hal - hal minimal yang harus dicantumkan adalah : 

1. Nama Program 

Merupakan judul program yang direncanakan. 

Contoh : 

Nama Program : 

(1) Pengembangan Sumber Daya (SD) Pemuda Gereja di Bidang Komputer, 

(2) Pengembangan SD Pemuda Gereja di Bidang Musik Gereja, 

(3) Peningkatan Kepemimpinan Pemuda Gereja 

(4) Pelatihan Kewirausahaan Pemuda Gereja 

2. Jenis Kegiatan 

Merupakan jenis-jenis kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini. Jenis kegiatan bisa lebih dari 1 (satu) yang merupakan satu kesatuan dari program tersebut. 

Contoh : 

Jenis kegiatan (Program Pengembangan SD Pemuda Gereja di Bidang Komputer) : 

(1). Pelatihan Merakit Komputer, 

(2). Pelatihan Operator Komputer Tingkat Dasar. 

(3). Pelatihan Komputer Tingkat Lanjutan. 

(4). Pelatihan Komputer Tingkat Mahir. 

Jenis kegiatan (Program Pengembangan SD Pemuda Gereja di Bidang Musik Gereja) : 

(1). Pelatihan Pemain Keybord tingkat Dasar 

(2). Pelatihan Pemain Keybord tingkat Lanjutan 

(3). Pelatihan Pemain Keybord tingkat Mahir 

Jenis kegiatan (Program Peningkatan Kepemimpinan Pemuda Gereja) : 

(1) Pelatihan Kepemimpian Pemuda Gereja Tingkat Dasar 

(2) Pelatihan Kepemimpian Pemuda Gereja Tingkat Lanjutan 

Jenis kegiatan (Program Pelatihan Kewirausahaan Pemuda Gereja) : 

(1) Pelatihan Kewirausahaan Pemuda Gereja 

3. Tujuan 

Berkaitan dengan hal - hal yang ingin dicapai setelah melak-sanakan program kerja. Untuk bagian ini sering kita merumuskan tujuan yang sangat abstrak atau kualitatif sebaiknya di rumuskan tujuan yang bersifat nyata dan kuantitatif hal ini berkaitan dengan evaluasi pencapaian tujuan program yang dilaksanakan. 

4. Sasaran Program 

Berkaitan dengan pelaku serta objek dari kegiatan,biasanya bersifat intern atau ekstern Organisasi. 

5. Tempat dan Waktu Pelaksanaan 

Menjelaskan mengenai tempat dan waktu pelaksanaan dari program kerja yang direncanakan serta lamanya waktu pelaksanaan. 

6. Anggaran Dana Anggaran Dana 

Menjelaskan tentang besarnya dana yang diperlukan. 

7. Penanggungjawab Kegiatan 

Berisikan Informasi mengenai nama orang yang memegang tanggung jawab kegiatan. 

8. Keterangan 

Berisikan tambahan informasi lainnya bila diperlukan. 

Hal - hal diatas merupakan informasi minimal yang harus ada dalam suatu program kerja dan informasi lainnya bisa ditambahkan dengan memperhatikan faktor efisiensi dan efektifitas pemahaman seseorang dalam membaca program kerja yang kita buat. 

Dalam membuat program kerja maka harus memperhatikan bentuk/format dari program kerja, ada dua model umum dari format penulisan program kerja yakni dalam bentuk tabel dan dalam bentuk uraian (lihat lampiran 1 ) 

Setelah program kerja yang dibuat disahkan dengan mekanisme konstitusi organisasi (biasanya dalam raker) barulah program kerja tersebut bisa diimplementasikan dalam kegiatan-kegiatan yang telah disetujui. Untuk mempermudah pelaksanaannya, maka perlu dibuatkan suatu kalender kegiatan (Schedule) organisasi yang akan menggambarkan jadwal/waktu kegiatan dari organisasi. (contoh schedule lihat lampiran 2) 

MENGEVALUASI PROGRAM KERJA 

Setelah program kerja dilaksanakan maka diperlukan suatu evaluasi untuk menilai apakah program kerja yang direncanakan itu sesuai dengan yang dilaksanakan. 

Untuk mengevaluasi program kerja secara menyeluruh tentunya setiap organiasi memiliki mekanisme yang telah diatur. 

Secara umum evaluasi program itu dilakukan melalui 3 tahap yakni : 

1. Evaluasi pada tahap perencanaan 

2. Evaluasi pada tahap pelaksanaan 

3. Evaluasi pada tahap pasca pelaksanaan 

Sebagai alat ukur, tersedia beberapa parameter yang dapat dipakai sebagai standar untuk mengevaluasi keberhasilan program kerja, antara lain : 

1. Kesesuaian dengan Perencanaan 

Hal ini berkaitan dengan apakah waktu, dana serta tahapan- tahapan dari kegiatan sudah sesuai dengan yang direncanakan ketika program kerja dibuat. 

2. Partisipasi dari sasaran kegiatan 

Bagian ini berhubungan dengan pihak yang menjadi peserta atau target sasaran dari kegiatan, bagaimana suatu kegiatan yang direncanakan bisa mengaktifkan peserta kegiatan baik secara kuantitas melalui kehadiran jumlah peserta sesuai target maupun secara kualitas melalui partisipasi aktif dari peserta selama kegiatan berlangsung. 

3. Efektifitas pelaksana kegiatan 

Hal ini berkaitan dengan para pelaksana dari kegiatan, umumnya berupa panitia kegiatan. Apakah pelaksanaan program kerja telah mampu menciptakan suatu manajemen yang positif diantara para pelaksana kegiatan ataukah suatu kegiatan itu hanya langsung jadi, dan hanya dilakukan oleh sebagian kecil dari pelaksana. Hal ini tentulah menjadi bahan pertimbangan dalam mengevaluasi pelaksanaan suatu program kerja. 

4. Hasil atau manfaat dari Program Kerja 

Hal ini berkaitan dengan dampak yang dihasilkan saat pasca kegiatan, apakah kegiatan tersebut mampu menghasilkan suatu hal yang positif sesuai dengan apa yang diharapkan 

Tujuan diadakannya evaluasi terhadap pelaksanaan program kerja adalah kesalahan serta kekurangan yang pernah dilakukan sebelumnya tidak lagi dilakukan. 

ANALISA PEKERJAAN DAN PEMBENTUKAN JABATAN DALAM PELAKSANAAN PROGRAM 

Setelah selesai membuat program kerja, kepengurusan harus segera melakukan suatu “Analisa Pekerjaan” untuk membentuk berbagai jabatan yang diperlukan dalam kepengurusan atau kepanitian agar program kerja dapat dijalankan. 

Analisa pekerjaan adalah suatu kegiatan melakukan pendeskripsian jenis-jenis kerja yang akan dilakukan dalam kaitannya dengan suatu program kerja. Tujuan dilakukannya analisis pekerjaan adalah untuk menggambarkan dengan jelas jenis-jenis pekerjaan apa saja yang harus dilakukan oleh suatu jabatan untuk dapat menyelesaikan suatu program kerja. Setelah menyelesaikan analisis pekerjaan, maka langkah selanjutnya adalah menentukan orang siapa yang akan mengisi jabatan tersebut baik dalam bentuk Tim Kerja atau Panitia. 

TEKNIK MENYUSUN PROPOSAL 

Setelah menyusun program kerja dan semua hal yang berkaitan dengan program kerja, maka untuk mengimplementasikan program kerja organisasi disusunlah proposal. Istilah Proposal dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia diartikan sebagai rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja. 

Proposal terdiri dari beberapa jenis antara lain (1) Proposal Bisnis, (2) Proposal Penelitian, (3) Proposal LSM atau Organsiasi (dan lain sebagainya. 

Pada bagian ini lebih difokuskan pada penyusunan proposal organisasi berdasarkan program yang telah ditetapkan. Proposal prinsipnya adalah pengembangan dari apa yang telah digariskan oleh program kerja secara detail menjelaskan rencana program yang akan dilaksanakan. 

Untuk menyusun proposal ada beberapa persyaratan yang harus menjadi perhatian bagi penyusun antara lain : 

1. Proposal yang disusun haruslah sesuai dengan program kerja yang telah ditetapkan / disahkan. 

2. Proposal yang disusun haruslah memiliki struktur dan logika yang jelas. 

3. Tuliskan dengan jelas apa yang akan dilakukan. Jangan gunakan kata "mungkin" atau "sebaiknya" terlalu sering. Gunakan pernyataan waktu sekarang dengan kata-kata seperti "harus" dan "akan" 

4. Hasilnya harus dapat diukur/dinilai, gunakan angka-angka yang pasti dan bukan "perkiraan" atau "mungkin saja". 

5. Proposal haruslah diusahakan singkat (maksimal 10 halaman). 

6. Proposal yang disusun haruslah diketik dengan rapi. 

7. Proposal harus ditanda tangani oleh Pelaksana Program dan Penanggung Jawab Program. 

Secara umum tidak ada standar yang baku sistimatika proposal, namun dalam menyusun hal-hal yang wajib dicantumkan sebagai berikut : 

1. Halaman Cover : Memuat Nama Program yang akan dilaksanakan, Nama Organisasi pelaksana program 

2. Halaman isi : 

Bagian I Penjelasan singkat tentang : 

1. Nama Program : 

2. Jenis Kegiatan : 

3. Penanggung Jawab : 

4. Pelaksana : 

5. Waktu dan Tempat Pelaksnaan : 

6. Jumlah Anggaran : 

Bagian II Isi Proposal 

1. Latar Belakang. 

Dalam menulis latar belakang diuraikan dari hal yang umum ke hal yang khusus berkaitan dengan mengapa program ini harus dilaksanakan. 

2. Jenis Kegiatan 

3. Tujuan Program (baca Tujuan Program) 

4. Sasaran Program (baca Sasaran Program ) 

5. Deskripsi PelaksanaanProgram 

Bagian ini adalah memberikan gambaran secara singkat bagaiamana proses pelaksanaan program sesuai dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan. Hal ini untuk mempermudah proses pelaksanaan program kerja dengan berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan. 

Contoh Deskripsi : Program Pelatihan Kewirausahaan Pemuda Gereja 

Program Pelatihan Kewirausahaan Pemuda Gereja dilaksanakan dalam bentuk pelatihan dengan alokasi materi pelatihan 40 % teori dan 60 % Praktek Lapangan. Untuk materi teori akan diberikan pemahaman tentang Kewirausahaan serta contoh tokoh yang suskes dalam kewirausahaan yang materinya disampaikan oleh pelaku kewirausahaan dan materi-materi lainnyaseperi bagaimana memperoleh modal usaha, teknik pembukuan dll. Sedangkan materi praktek, peserta akan melakukan kunjungan pada usaha jasa batu bata merah dll dan pada bagian akhir dari prakterk peserta akan diberikan modal untuk melakukan proses jual beli sebagai salah satu factor dalam berwirausaha. 

Catatan : Jika Program pelatihan maka dalam proposal harus memuat seluruh materi yang akan di ajarkan serta siapa yang menjadi pengajarnya. 

6. Tempat dan Waktu Pelaksanaan. 

7. Pengorganisasian 

Pengorganisasian terdiri dari siapa penanggungjawab program dan pelaksana program (biasanya panitia atau tim kerja) 

8. Anggaran 

Menjelaskan secara detail anggaran yang dibutuhkan untuk pelaksanaan program ini dan sumber-sumber pendanaan yang diharapkan. 

9. Penutup. 

Tentunya kita dapat menambah bagian dalam sistimatika proposal sekiranya informasi yang ingin disampaikan itu berkaitan erat dengan program yang akan dilaksanakan. Misalnya Jadwal Kegiatan Pelatihan. 

BAGIAN 3 

SUKSES BERAKTIFITAS DI ORGANISASI 

Hal yang paling mendasar dalam beroraganisasi adalah bagaimana setiap orang mampu bekerja sama, bukan sama-sama kerja, bahu membahu untuk mewujudkan impian bersama, yaitu tercapainya tujuan bersama (goal). 

Untuk itu maka sukses berorganisasi salah satunya ditentukan bagaimana bekerja sama atau boleh dikatakan bekerja dalam tim. 

BEKERJA DALAM TIM 

Tidak semua orang merasa bahwa bekerja dalam sebuah tim itu mudah. Beberapa orang benar-benar membenci bekerja bersama orang lain dan lebih menyukai mengerjakan tugas sendirian mulai dari awal sampai akhir. Mereka membenci proses pengambilan keputusan yang lambat dan juga membenci kenyataan bahwa orang lain tidak dapat memenuhi standar mereka. 

Bagian ini akan membantu menjadi anggota tim yang lebih baik dengan membantu kita mengidentifikasi peran dan menjelaskan tanggung jawab. 

Menjadi anggota tim yang memiliki kinerja baik, sangat penting untuk keberhasilan pribadi. Jika bekerja dengan tim yang memiliki reputasi baik maka reputasi kitapun akan baik. Sebaliknya jika tim dianggap tidak efektif dan tidak punya tujuan, kita juga akan dianggap sama, tidak peduli sebaik apapun kita sebenarnya. 

Memahami apa yang membuat sebuah tim bekerja dengan baik dan seberapa banyak kita dapat mempengaruhi kinerja tim juga sangat penting. 

Tim yang efektif memiliki tujuh sifat yakni : 

1. Berbagi tujuan. 

- Semua orang bekerja untuk mencapai tujuan yang sama. 

- Semua anggota tidak memiliki agenda tersembunyi 

2. Produktivitas. 

- Tim tidak menyia-yiakan waktu dan menyelesaikan tugas 

3. Pembagian peran atau tugas. 

- Adanya pembagian tugas yang jelas dan semua mengetahui peran dan tanggungjawabnya. 

- Tiap anggota bekerja diluar tugas mereka ketika dibutuhkan untuk memastikan semua hal selesai dengan balk. 

4. Komunikasi yang jelas. 

- Ada saluran terbuka bagi komunikasi di mana ide-ide diperhatikan dan permasalahan didiskusikan dan diselesaikan. 

- Semua orang memiliki kesempatan untuk berbicara dan ketika seseorang sedang berbicara, semua orang mendengarkan. 

5. Pengembangan diri dan penghargaan. 

- Tiap anggota dihargai sebagai prihadi baik dalam tim maupun dalam masvarakat atas apa yang mereka lakukan. 

- Tiap anggota diberikan kcsemparan untuk hcrkemhang. 

6. Semangat tim dan rasa saling menghormati. 

- Ada huhungan yang baik antar anggota tim. Sesama anggota tim saling rmendukung dan saling bersimpati. Bekerja bersama terasa menyenangkan. 

7. Keterbukaan pada orang-orang di luar tim. 

- Tim tidak pernah menjadi kelompok yang menolak masukan, pengaruh dan kritik dari luar 

Menjadi anggota tim yang efektif 

Meskipun jika kita tidak bekerja dalam sebuah tim yang formal, kita akan tetap saja bekerja dalam sebuah tim. Kita harus melakukan sesuatu bersama dengan orang lain, maka masuk akal jika kita berpikir bagaimana kita dapat menonjol dalam sebuah tim dan membantu tim memaksimalkan potensinya. 

Sikap dalam bekerja : 

1. Bersikaplah antusias dalam bekerja 

2. Ketahui dengan pasti apa yang menjadi peran dan tanggung jawab Anda 

3. Ambil inisiatif 

4. Bersikap dapat dipercaya 

Sikap terhadap anggota tim yang lain 

1. Hormati semua orang 

2. Bersikaplah terbuka 

3. Cobalah untuk memahami kelebihan dan kekurangan semua orang 

4. Berikan pujian dan dorongan pada anggota tim lainnya 

Sikap terhadap diri sendiri 

1. Miliki sikap positif 

2. Jangan mementingkan diri sendiri 

3. Bersikap terbuka terhadap pembelajaran dan umpan balik. 

Mengatur Sebuah Tim 

Dalam satu tim ada peran pimpinan dan anggota. Beberapa orang menjadi pemimpin dan juga anggota secara alamiah. Akan tetapi beberapa pemimpin terbaik bukanlah pimpinan alamiah namun orang yang telah mengasah kepemimpinannya. Bagaimanapun seorang pemimpin tergantung pada diri sendiri, orang yang mereka pimpin dan bagaimana majunya tim yang dipimpin. 

Tanggung jawab seorang pemimpin 

1. Melihat tujuan yang luas 

• Pahami apa yang harus dilakukan 

• Ciptakan rencana kerja dan prioritaskan tujuan 

• Atur beban kerja. 

2. Mendelegasikan tugas 

• Diskusikan kebutuhan masing-masing anggota dan tim secara keseluruhan 

• Susun peram dan tanggungjawab berdasarkan ketrampilan, keinginan, pengembangan dan beban kerja masing-masing anggota. 

• Luangkan waktu untuk menjelaskan apa yang sebenarnya diinginkan dari masing-masing anggota tim. 

• Jangan mendelegasikan tugas dengan metode khusus yang harus diikuti, jika mungkin berikan ruang untuk menggunakan pendekatan yang mereka inginkan. 

3. Motivasi Tim 

• Pertahankan semangat tim dimana semua anggota bekerja demi tim bukan demi kepentingan pribadi. 

• Cari tahu apa yang memotivasi masing-masing anggota tim 

4. Melatih anggota tim 

• Kembangkan anggota tim dengan memberika umpan balik atas kerja mereka 

• Dukung selalu tim, terutama dimasa-masa sulit dan disaat mengahapai kegagalan. 

• Jangan menyerang seseorang karena kesalahannya, ajaklah untuk melihat apa yang harus diperbaiki. 

5. Memecahkan isu-isu yang muncul 

• Pastikan untuk menyelesaikan masalah internal maupun eksternal begitu permasalahan muncul 

6. Pastikan tenggatwaktu tercapai 

• Pastikan semua anggota tahu kapan tugas harus diselesaikan 

7. Jamin kualitas 

• Pastikan kualitas kerja tim memenuhi standar tertinggi dengan memonitor tugas yang diembankan secara terus menerus. 

8. Komunikasi status kerja 

• Puji tim 

• Komunikasi hasil tim pada yang lebih senior 

• Pastikan tim mendapat informasi secara informal 

9. Berikan dorongan dan umpan balik 

• Lakukan reviuw dengan segera 

• Berikan umpan balik pada perkembangan yang konstruktif dan positif pada semua anggota tim 

• Berikan umpan balik secara berkala dan kumpulkan juga umpan balik dari anggota 

• Bertindak sesuai umpan balik. 

Hal- hal yang perlu diperhatikan dalam bekerja dalam tim : 

1. Hadapi permasalahan dengan sensitif 

2. Berkerjasamalah, jangan bersikap konfrontatif 

3. Mulai dengan bertanya bukan membuat pernyataan. 

4. Bersikap deskriptif ketika memberikan komentar tentang apa yang terjadi, jangan menghakimi 

5. Mengerti dengan jelas tentang apa yang menjadi permasalahan dengan memberikan contoh yang nyata 

6. Jaga agar orang lain tidak malu. 

Read more »